Lohnkosten senken – Ein Leitfaden

Wie du Daten zur Senkung der Lohnkosten in der Gastronomie einsetzt

Wusstest du, dass du durch den effektiven Einsatz von Daten deine Lohnkosten massiv senken kannst? Für Unternehmen in der Gastronomie ist es entscheidend, zu verstehen, wie man Personalkosten optimiert, um wettbewerbsfähige Preise zu halten und die Rentabilität zu steigern. In diesem umfassenden Leitfaden werden wir verschiedene Strategien untersuchen, wie du Daten nutzen kannst, um den Personalaufwand zu optimieren, die Mitarbeiterproduktivität zu steigern und letztlich die Lohnkosten zu minimieren. Egal, ob du Hotelmanager, Restaurantbesitzer oder Personalverantwortlicher in der Gastronomie bist, dieser Beitrag liefert dir umsetzbare Einblicke zur Transformation deines Personalmanagements.

Die Rolle von Daten im Management von Personalkosten

Im schnelllebigen und wettbewerbsintensiven Gastronomiesektor stellen Personalkosten einen erheblichen Anteil der Betriebsausgaben dar. Daher ist es von größter Bedeutung, zu verstehen, wie man diese Kosten effizient verwaltet. Die Integration von Datenanalyse und Personalmanagement verbessert nicht nur die betriebliche Effizienz, sondern unterstützt auch fundierte Entscheidungen. Die Nutzung von Leistungskennzahlen (KPIs) ermöglicht es Unternehmen, Personalkosten im Verhältnis zu Umsatz und Produktivität zu überwachen.

Ursachen & Herausforderungen in der Personalkostensteuerung

Viele Gastronomiebetriebe kämpfen mit denselben strukturellen Problemen:

• Planung ohne verlässliche Daten: Dienstpläne basieren auf subjektivem Bauchgefühl statt objektiven Kennzahlen.
• Keine Transparenz bei Lohnkosten: Es fehlt ein direkter Bezug zwischen Arbeitszeit, Umsatz und Personalkosten.
• Veraltete Tools: Excel, Wandkalender oder Messenger-Gruppen sind nicht für moderne, skalierbare Personalplanung in der Hotellerie geeignet.
• Silo-Strukturen: HR, Operations und Finance arbeiten mit getrennten Datensätzen – das führt zu Verzögerungen, Fehlern und Missverständnissen.

Lösungen & Vorteile datenbasierter Personalplanung

Zeit sparen durch digitale Dienstplanung

Eine intelligente Dienstplan-Software für Gastronomie spart nicht nur Zeit bei der Erstellung von Schichtplänen – sie sorgt auch für mehr Übersicht und Flexibilität. Anpassungen lassen sich einfach und schnell umsetzen, selbst bei kurzfristigen Änderungen.

Lohnkosten senken durch bessere Daten

Mit datenbasierter Personalplanung kannst du den Personalbedarf auf Basis historischer Daten, Umsatzprognosen und Gästefrequenz exakt planen. Das reduziert Überstunden, verhindert Leerlauf und optimiert die Produktivität – so werden Personalkosten effizient gesenkt, ohne die Qualität zu beeinträchtigen.

Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen

Transparente Planung, faire Verteilung von Schichten und die Möglichkeit zur digitalen Kommunikation stärken das Vertrauen im Team. Tools zur digitalen Schichtplanung ermöglichen Mitarbeitenden, Wünsche zu äußern, Verfügbarkeiten anzugeben oder Schichten selbst zu tauschen – das steigert die Zufriedenheit und reduziert die Fluktuation.

Skalierbarkeit über Standorte hinweg

In Kettenbetrieben oder Franchise-Strukturen ist es entscheidend, Prozesse zu standardisieren. Eine zentrale Plattform für digitale Personalplanung in der Hotellerie sorgt für einheitliche KPIs, Standortvergleiche und zentral steuerbare Prozesse – von der Budgetierung bis zur Schichtbesetzung.

Warum datenbasierte Schichtplanung funktioniert

Die Grundlage erfolgreicher Personalsteuerung ist das Verständnis von Korrelationen: zwischen Umsatz und Arbeitszeit, zwischen Gästeaufkommen und Serviceleistung. Wenn diese Daten zusammengeführt und ausgewertet werden, entstehen klare Muster, auf deren Basis datenbasierte Dienstplanung funktionieren kann.

Beispiel: Wenn sich zeigt, dass der Gästepeak montags nicht wie gedacht um 12:00 Uhr, sondern bereits um 11:30 Uhr beginnt – kann das System die Dienstplanung automatisch anpassen. Solche Feinheiten sind ohne smarte Datenauswertung kaum erkennbar, mit ihnen jedoch bares Geld wert.

Tools & Umsetzung – was du konkret brauchst

• Digitale Zeiterfassung: Für rechtskonforme und präzise Erfassung von Arbeitsstunden
• Dienstplan-Software für Hotellerie und Gastronomie: Mit Funktionen für automatisierte Planung, Auswertungen, Mitarbeiter-Kommunikation
• Live-Dashboards für Controlling und Reporting: Um jederzeit den Überblick über Lohnkosten, Auslastung und Personalstruktur zu behalten

Tipp: Plattformen wie Nesto verbinden diese Komponenten in einem System – für maximale Transparenz und Effizienz.

Checkliste: So startest du mit datengestützter Personalplanung

1. Analyse deines aktuellen Ist-Zustands: Lohnkosten, Planungsprozesse, Auslastung
2. Datenquellen identifizieren: POS, HR-System, Arbeitszeiterfassung
3. Dienstplan-Software auswählen, die deine Systeme integrieren kann
4. Pilotphase starten – ein Standort reicht für erste Erkenntnisse
5. Mitarbeitende einbinden – für Akzeptanz und bessere Nutzung
6. KPIs regelmäßig überwachen und Learnings umsetzen

Was kommt als Nächstes?

Lohnkosten in der Gastronomie zu senken ist keine Kunst – es ist ein datengetriebener Prozess. Wer bereit ist, veraltete Methoden hinter sich zu lassen und moderne Tools zu integrieren, gewinnt an Kontrolle, Transparenz und Wirtschaftlichkeit.

Egal ob Einzelbetrieb, Hotelkette oder Franchise – der Schritt zur digitalen Personalplanung ist mehr als ein IT-Projekt: Es ist ein strategischer Hebel zur Zukunftssicherung.