Überbesetzung vs Unterbesetzung: Ein Balanceakt

Unterbesetzung vs. Überbesetzung: Der Balanceakt in der Personalplanung

Der Erfolg in der Gastronomie und Hotellerie hängt stark von einer optimalen Personalbesetzung ab. Doch das Gleichgewicht zu finden ist oft schwieriger, als es klingt. Unterbesetzung und Überbesetzung können jeweils drastische Konsequenzen haben – für die Produktivität, die Servicequalität, die Kostenstruktur und die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Diese negativen Folgen machen eine durchdachte und flexible Personalplanung und Dienstplanung zur obersten Priorität.

Die verheerenden Auswirkungen auf Produktivität und Servicequalität

Unterbesetzung ist eine häufige Herausforderung, die zu erheblichen Leistungseinbußen führt. Wenn es an Personal fehlt, werden die vorhandenen Mitarbeiter schnell überfordert. Sie müssen mehrere Aufgaben gleichzeitig übernehmen, was Stress und Hektik fördert. Diese Umstände sorgen bei den Gästen für ein ungutes Gefühl und im schlimmsten Fall führt der Stress deiner Mitarbeiter zu einem schlechten Gästeerlebnis.

Die Folgen sind gravierend:

• längere Wartezeiten
• fehlerhafte Bestellungen
• unaufmerksamer Service
• ein schlechteres Gästeerlebnis

Gäste fühlen sich vernachlässigt und bekommen nicht das Erlebnis, das sie erwarten. Das erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sie nicht wiederkommen oder sogar schlechte Bewertungen hinterlassen. Langfristig kann Unterbesetzung den Ruf deiner Betriebe nachhaltig schädigen.

Überbesetzung ist häufig weniger offensichtlich problematisch, hat aber ebenfalls negative Seiten:

• ineffiziente Ressourcennutzung
• unbeschäftigte Mitarbeiter
• Verlust der Produktivität und steigende Betriebskosten

Dieses Gefühl der Langeweile oder des Nicht-Gebraucht-Werdens kann die Moral der Belegschaft beeinträchtigen und die Arbeitsatmosphäre verschlechtern. Auch Gäste nehmen wahr, wenn zu viel Personal anwesend ist, und könnten sich fragen, warum der Betrieb unnötige Kosten aufbaut. Dies kann den Eindruck von schlechter Unternehmensführung hinterlassen.

Finanzielle und betriebliche Kosten von ineffizienter Personalplanung

Die finanziellen Konsequenzen durch ineffiziente Personalplanung sind nicht zu unterschätzen.

Überbesetzung hat direkte finanzielle Auswirkungen:

• steigende Lohnkosten schmälern deine Gewinnmargen
• jedes überzählige Teammitglied wird zum Kostenfaktor

In Betrieben mit engen Margen kann dies zu einem ernsthaften Problem werden. Um Verluste auszugleichen, muss häufig an anderer Stelle gespart werden, was die Qualität der Zutaten oder Ausstattung verschlechtern kann.

Unterbesetzung verursacht langfristig oft noch größere Schäden:

• Unzufriedene Gäste kommen seltener wieder und verbreiten schlechte Mundpropaganda.
• Überlastetes Personal macht mehr Fehler und ist einem höheren Unfallrisiko ausgesetzt.
• Permanente Überforderung erhöht den Krankenstand und die Mitarbeiterfluktuation drastisch.

Eine hohe Fluktuation ist besonders kostspielig, da ständig neue Mitarbeiter rekrutiert und eingearbeitet werden müssen, was Zeit und Ressourcen bindet.

Strategien zur Vermeidung von Über- und Unterbesetzung

Eine solide und anpassungsfähige Dienstplanung ist essenziell, um die negativen Folgen zu verhindern. Hier sind einige bewährte Ansätze:

Flexible Schichtplanung und Arbeitszeitmodelle

• On-Call-Schichten einrichten: Mitarbeiter stehen auf Abruf bereit, um kurzfristige Engpässe zu überbrücken.
• Teilzeitkräfte in Spitzenzeiten aufstocken.

Einsatz von Datenmodellen

• Implementierung von datengestützter Planungssoftware wie Nesto:
  • Aktuelle Reservierungen, Wettervorhersagen und andere Einflussfaktoren integrieren, um den Personalbedarf präzise vorherzusagen.

Cross-Training der Mitarbeiter

• Schulung von Mitarbeitern in mehreren Bereichen, z.B.:
  • Kellner unterstützen bei Bedarf in der Küche oder Bar.
• Ein vielseitig einsetzbares Team reduziert den Bedarf an zusätzlichen Mitarbeitern.

Frühzeitige und transparente Dienstplanung

• Frühzeitige Bekanntgabe der Dienstpläne ermöglicht Mitarbeitern, Verpflichtungen besser zu koordinieren.
• Frühzeitige Kommunikation erleichtert Feedback und Dienstwünsche.

Schichttausch und Mitarbeiter App

• Mitarbeiter App erlaubt es Mitarbeitern, Schichten zu tauschen oder offene Schichten zu übernehmen.
• Mehr Kontrolle für die Mitarbeiter fördert die Arbeitszufriedenheit.

Fazit

Die optimale Personalplanung ist der Schlüssel zur erfolgreichen Führung eines Gastronomie- oder Hotelbetriebs. Durch flexible Schichtmodelle, datenbasierte Prognosen und die gezielte Schulung von Mitarbeitern lässt sich ein Gleichgewicht zwischen Über- und Unterbesetzung erreichen. Dies führt zu:

• Kostenkontrolle
• zufriedenen Mitarbeitern
• einem exzellenten Serviceerlebnis für Gäste