Warum neue HR-Tools oft Widerstand auslösen
Die Einführung neuer HR-Software – z. B. für digitale Dienstplanung, Zeiterfassung, Schichtmanagement oder Mitarbeiterkommunikation – bringt fast immer Reaktionen mit sich:
- Unsicherheit („Was, wenn ich das nicht verstehe?“)
- Misstrauen („Wozu das Ganze?“)
- Überforderung („Schon wieder was Neues…“)
Gerade im stressigen Hospitality-Alltag fehlt vielen die Energie für technische Umstellungen. Der Schlüssel: Change Management, das menschlich, klar und unterstützend ist – speziell angepasst auf HR-Prozesse.
Was gutes HR-Change Management leisten muss
Ein gelungener Einführungsprozess im Personalbereich nimmt Ängste ernst, macht den konkreten Nutzen sichtbar und bietet echte Unterstützung bei der Einführung neuer HR-Lösungen.
Erfolgsfaktoren für die Einführung von HR-Software:
- Frühzeitige Kommunikation: Mitarbeitende von Anfang an einbinden
- Transparenz: Warum wird die HR-Software eingeführt? Was ändert sich in der Personalplanung?
- Konkreter Nutzen: Was bringt das Tool dem Einzelnen im Arbeitsalltag?
- Schulungen & Support: Praxisnah, niedrigschwellig, mehrfach wiederholbar
- Feedbackschleifen: Sorgen und Ideen aktiv einholen
Die 5 Phasen der Tool-Einführung praxisnah erklärt
Phase 1: Ankündigen und erklären
- In Teammeetings früh informieren: “Wir führen Tool XY zur digitalen Personalplanung ein – und das ist der Grund.”
- Ängste und Vorurteile offen ansprechen
- Erste Beispiele zeigen: Wie wird der HR-Alltag leichter?
Phase 2: Key-User gewinnen
- Wer hat Lust, die neue HR-Software als Erste*r zu testen?
- Engagierte Teammitglieder als Multiplikatoren einsetzen
- Diese Personen schulen und in HR-Entscheidungen einbinden
Phase 3: Schulung für alle – einfach & praxisnah
- Keine langen PDFs – kurze Sessions mit echten HR-Anwendungsfällen
- Live zeigen: “So trägst du deine Verfügbarkeiten ein”, “So prüfst du deine Arbeitszeiten”
- Aufzeichnung bereitstellen für spätere Nutzung
Phase 4: Erste Nutzung begleiten
- In den ersten Wochen aktiv unterstützen
- Rückfragen beantworten, Unsicherheiten abbauen
- Erfolgserlebnisse teilen (“Schaut mal, wie schnell das jetzt geht!”)
Phase 5: Feedback und Anpassung
- Aktive Umfragen oder persönliche Gespräche
- Kritikpunkte ernst nehmen
- Zeigen, was verbessert wurde (“Wegen eures Feedbacks haben wir…”)
Beispiel: Einführung von Nesto als HR-Lösung in einem Hotelbetrieb
ie Foodlover Group, Betreiber der Marke Maredo, digitalisierte erfolgreich ihre HR-Prozesse mit Nesto und schöpfte dabei nachhaltigen Nutzen:
- Digitalisierte Prozesse für Dienstplanung, Zeiterfassung & Urlaubsverwaltung, mobil abrufbar für alle Mitarbeitenden
- Schnellere HR-Prozesse: laut Interview bis zu 30–40 % Zeitersparnis im Tagesgeschäft
- Größere Transparenz:
„Es ist für mich … viel, viel einfacher geworden, weil ich alles an einem Ort habe. Und die Mitarbeiter können direkt sehen, ob sie sich mal vergessen haben einzuloggen oder wie viel Urlaub sie noch haben.“
- Akzeptanz auch bei Excel-gewohnten Kolleg:innen:
„Heute will niemand mehr zurück.“
- Emotional starke Effekte:
„Früher gab’s öfter Rückfragen … das passiert heute kaum noch. Es ist einfach schön, wenn man sich wieder mehr auf die Menschen und weniger auf die Formulare konzentrieren kann.“
Take-away: Durch eine begleitete Einführung, niedrigschwellige Schulungen und konsequentes Feedback-Management konnte die Foodlover Group auch skeptische Mitarbeitende überzeugen – mit spürbarer Entlastung, Transparenz und Motivation
5. Tipps aus der HR-Praxis
- Nutze analoge Kanäle (z. B. schwarzes Brett), nicht nur digitale
- Binde Teamleitungen aktiv ein – sie sind Meinungsbildner in der Personalarbeit
- Formuliere Nutzen konkret: “Du musst deine Schichtwünsche nicht mehr auf Zetteln abgeben.”
- Rechne mit Rückschritten – und plane Zeit für HR-seitige Nachschulungen ein
Fazit
Die Einführung neuer HR-Software ist nie nur Technik – es ist immer auch Kulturarbeit. Wer alle mitnimmt, klar kommuniziert und begleitet, schafft Akzeptanz, Motivation und echten Mehrwert in der HR-Strategie.
Jetzt prüfen: Wie gut ist euer nächstes HR-Tool-Onboarding vorbereitet? [Mehr zu Nesto erfahren](